So erstellt man eine gute Pressemappe für die Messe

Wer auf einer Messe ausstellt, gibt viel Geld aus, damit die Firma mit ihren Produkten und Dienstleistungen gesehen wird. Von Anfang an sollte Messe-PR bei den Vorbereitungen für die Messeteilnahme eingeplant werden. Dazu gehört unter anderem auch eine gute Pressemappe zur Messe.

Aus der Erfahrung von über 20 Jahren Messe-PR können wir heute sagen, dass die Nutzung von Messe-PR in den letzten Jahren zurückgegangen ist. Viele Standbetreiber (erst recht die aus dem Ausland) haben keine Pressemappe und händigen Journalisten auf Anfrage im Besten Fall Prospektmaterial aus. Dabei ist die Planung der Messe-PR integraler Bestandteil jeder Messevorbereitung. Wenn Sie in Ihrer Firma ein Projekt zur Messeteilnahme starten, sollte von Anfang an der oder die PR-Verantwortliche oder die betreuende Agentur ins Projekt eingebunden sein.

Pressemappe für mehr Besucher und mehr Berichterstattung

Der erste Schritt bei der PR, die den Messeauftritt begleitet, ist die Erstellung und Verteilung von Presseinformationen, die in einer Pressemappe gebündelt werden. Die Pressemappe sollte folgenden Inhalt haben:

  1. Inhaltsverzeichnis
  2. Pressetexte zu vorgestellten Neuheiten
  3. Pressetexte zum Produktprogramm oder Dienstleistungsangebot
  4. Pressetext zum Anbieter
  5. Factsheet zum Anbieter
  6. Pressefotos der Neuheiten
  7. Pressetexte und Fotos in digitaler Form auf CD oder besser USB-Stick

Die Pressemappe sollte in verschiedenen Sprachen vorliegen, mindestens jedoch in der Sprache, die in dem Land gesprochen wird, wo die Messe stattfindet und in Englisch.

Zwei Pressemappen für jeden Aussteller

Es macht Sinn, zwei Pressemappen zu erstellen.

Die vollwertige Pressemappe gibt es am Stand und wird vor Messebeginn an die relevanten Journalisten verschickt. Das ist ein bei Journalisten beliebter Service, der dazu führt, dass diese sich nicht zu sehr mit dem Schleppen des Materials abmühen müssen.

Zusätzlich gibt es eine kleine Pressemappe, die durchaus günstiger hergestellt werden kann, die man in den Pressefächern der Messegesellschaft auslegt. Hier ist darauf zu achten, dass während der ersten Tage auch immer für Nachschub gesorgt wird. Diese Pressemappe enthält nur die Highlights zur Messe in Wort und Bild, also Ihre Neuheiten und eine Einladung, Ihren Stand zu besuchen.

Bitte nicht nur eine CD ins Pressefach legen. Denken Sie einfach mal daran, wie die Pressefächer auf Messen funktionieren: Akkreditierte Journalisten kommen ins Pressezentrum, nehmen einen Kaffee und schauen dann mal durch die Pressefächer. Die wenigsten machen sich die Mühe, mit einem aufgeklappten Laptop herumzulaufen, eine CD einzulegen und dann Dateien zu öffnen. Deshalb ist die kleine Pressemappe nützlich. Hier erfährt man auf einen Blick, was es bei Ihnen Neues gibt und kann dann zur Vertiefung zu Ihnen an den Stand kommen und die komplette Mappe holen und mit einem Pressesprecher reden.

Die Pressefächer im Pressezentrum leeren sich schnell, weil viele Journalisten nicht die Zeit haben, über eine große Messe zu laufen und daher darauf angewiesen sind, schnell die wichtigsten News zu bekommen.

Pressefächer im Pressecenter der Messe können von Unternehmen angemietet und mit Presseinfos bestückt werden. (Foto: Markus Burgdorf/Avandy)
Pressefächer im Pressecenter der Messe können von Unternehmen angemietet und mit Presseinfos bestückt werden. (Foto: Markus Burgdorf/Avandy)

Die Nutzung der Pressefächer (auch der digitalen Pressefächer der Messegesellschaften) spielt auch eine Rolle dabei, welche Stände beim offiziellen Messerundgang mit Politprominenz besucht werden. Gerade kleinere Aussteller werden bei solchen Rundgängen vergessen, wenn sie nicht vorher bereits auf ihre besonderen Neuheiten hingewiesen haben.

Trollies oder Stofftüten zur Erleichterung der Arbeit für Journalisten

Eine nette Idee, die zudem auch sehr viel Aufmerksamkeit erzeugt, ist die Ausgabe von Trollies, die man einfach hinter sich herziehen kann. Die Trollies werden mit dem Logo und der Standnummer des ausgebenden Unternehmens bedruckt und sorgen so für extreme Sichtbarkeit. Eine solche Aktion für Journalisten sollte vorher mit der Presseabteilung der Messegesellschaft besprochen werden.

Etwas weniger aufwändig ist es, die Presseunterlagen für das Pressezentrum in eine Stofftüte zu verpacken. Da es lästig ist, zig Presseunterlagen unterm Arm über die Messe zu schleppen, werden solche Stofftüten sehr gerne genommen. Oft ist man auch der einzige Anbieter, der so ein Herz für Journalisten zeigt…

Die Firma Frohstoff bietet als einziger Aussteller der Ambiente 2017 den Journalisten eine Tragehilfe im Pressefach der Ausstellung. (Foto: Markus Burgdorf)
Die Firma Frohstoff bietet als einziger Aussteller der Ambiente 2017 den Journalisten eine Tragehilfe im Pressefach der Ausstellung. (Foto: Markus Burgdorf)

Profis für die Erstellung der Pressemappe und die PR-Betreuung nutzen

Kleinere Firmen sparen oft am falschen Ende. Es macht doch Sinn, wenn eine Messeteilnahme 200.000 Euro und mehr kostet, dieses Investment so gut wie irgend möglich zu nutzen. Die Messe ist nach längstens sieben Tagen Geschichte, die Stände sind abgebaut, die Ernte muss eingefahren sein.

Mit einem Agentur-Profi an der Seite, der jahrzehnte Erfahrung mit der Öffentlichkeitsarbeit hat, ist mit Ende der Messe nicht alles vorbei, denn dann beginnt die Nachberichterstattung. Buchen Sie sich für die ersten Tage der Messe eine professionelle Unterstützung. Die Agentur schreibt Ihnen gerne auch die Pressetexte, erstellt die Pressemappen und sorgt für deren Verteilung. Das kostet im Verhältnis zum Gesamtinvest Messebeteiligung vergleichsweise wenig und hilft Ihnen dabei, mehr aus Ihrem Messeauftritt zu machen. Fordern Sie einfach ein Angebot für die Messebetreuung an.

 

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